Cómo enviar correos electrónicos como un jefe: 10 trucos de correo electrónico para impresionar
En un mundo donde la comunicación digital se ha convertido en la norma, saber redactar un correo electrónico efectivo puede marcar la diferencia entre ser un simple remitente y un verdadero líder. Te has preguntado alguna vez por qué algunos correos electrónicos logran captar la atención al instante y generan respuestas rápidas, mientras que otros quedan olvidados en la bandeja de entrada? La clave está en la manera en que se comunican. En este artículo, descubrirás diez estrategias infalibles para que tus correos electrónicos no solo se lean, sino que también impresionen y motiven a tus destinatarios. Transforma tu estilo de comunicación y aprende a enviar correos como un verdadero jefe. ¡Comencemos!
Si quieres impresionar a tus colegas y jefes con tus habilidades de comunicación en el mundo digital, enviar correos electrónicos como un jefe es un arte que debes dominar. Saber cómo redactar mensajes efectivos y profesionales no solo te destacará entre los demás, sino que también te abrirá puertas en tu carrera profesional. En este artículo, te presentamos 10 trucos de correo electrónico que te ayudarán a enviar mensajes impactantes y causar una gran impresión. Desde la elección adecuada de las palabras hasta la estructura del correo y la forma de abordar a tus destinatarios, descubrirás cómo convertirte en todo un experto en esta forma de comunicación esencial en el entorno laboral. No te pierdas estos valiosos consejos y comienza a mandar correos electrónicos como un verdadero jefe. ¡Empecemos!
Además, la realidad es que los gerentes tienen mucho entre manos. Tienen su propio trabajo, el desempeño del equipo y otros asuntos interpersonales relacionados con el trabajo que abordar a diario, solo por nombrar algunos. Una cosa en la que quizás no estén pensando las 24 horas del día, los 7 días de la semana es en su carga de trabajo y en responder a sus correos electrónicos. Sin embargo, tu poder cámbielo con una etiqueta de correo electrónico mejorada.
Hoy voy a compartir 10 consejos sobre cómo escribir y enviar mejores correos electrónicos, además de mi truco de firma de correo electrónico que realmente impresiona a mi jefe y me ayuda a concentrarme en las prioridades laborales.
Diez consejos para enviar correos electrónicos como un jefe
1. Utilice una dirección de correo electrónico profesional
Cuando buscas enviar un correo electrónico profesional, es mejor que también provenga de una dirección de correo electrónico profesional. Esto significa que el nombre de usuario de Gmail de su escuela secundaria o esa cuenta aleatoria de AOL no serán suficientes al enviar correos electrónicos a clientes o incluso a empleadores potenciales.
También puedes personalizar tu cuenta de correo electrónico con una foto profesional. El destinatario no sólo se dará cuenta, sino que también le permitirá saber que no eres spam, un robot o algún mensaje automatizado. Eres una persona real digna de una respuesta.
2. Incluya una firma de correo electrónico personalizada
El truco aquí es no exagerar. Si no tienes nada, es un poco extraño y poco profesional. Si personaliza demasiado con demasiados detalles, emoticonos y enlaces, también parecerá menos profesional.
Fineman recomienda incluir su puesto de trabajo, información de contacto como número de teléfono y/o dirección de correo electrónico, así como un enlace a su empresa, su sitio web personal o su perfil de LinkedIn, dependiendo de si se trata de una dirección de correo electrónico del trabajo o de un correo electrónico personal. DIRECCIÓN. Si es relevante para su función/experiencia, también puede vincularlo a sus cuentas de redes sociales.
3. Utilice una línea de asunto específica
Nuestra siguiente mejor práctica se centra en el área temática de sus correos electrónicos. Las líneas de asunto vagas simplemente se perderán en una bandeja de entrada que ya está llena. En cambio, una buena línea de asunto es específica. Esto podría incluir el nombre del cliente o proyecto. Podría incluir su nombre o la fecha.
4. Cite puntos y responda directamente
A nadie le gusta abrir un correo electrónico que consta de una frase larga. Nadie quiere recibir una gran cantidad de correos electrónicos con párrafos largos en su interior. Es abrumador, confuso y difícil encontrar los detalles importantes.
En su lugar, mantenga sus correos electrónicos concisos; esto significa mantener sus correos electrónicos más breves. Incluya únicamente información relevante e importante y utilice enlaces para ayudar a proporcionar información adicional si la persona la necesita.
Además, somos grandes fanáticos del uso de viñetas o una lista numerada para resumir puntos importantes y conclusiones. Esta también es una excelente manera de comunicar expectativas claras sin que se pierdan en mensajes largos.
Otro beneficio de mantener sus correos electrónicos concisos y organizados es (con suerte) un tiempo de respuesta más corto. Cuando la persona que recibe sus correos electrónicos sepa cómo ayudarlo rápidamente, probablemente lo hará.
5. Eliminar el lenguaje débil
Al utilizar un lenguaje más potente, demuestra confianza y responsabilidad sin socavar su propia autoridad.
6. Utilice una voz segura y asertiva
De manera similar a eliminar el lenguaje débil de sus correos electrónicos, querrá mostrar confianza cuando comparta su opinión usando una voz asertiva en lugar de pasiva. Las respuestas que van precedidas de “Creo…” y “Siento…” son cosas que se deben eliminar.
En su lugar, reemplace “Creo…” por “Me gustaría considerar…” o exprese su opinión sin agregar ningún lenguaje débil que automáticamente cuestione lo que está a punto de expresar.
Otra cosa que debes eliminar es cuestionar si lo que has dicho tiene sentido. Por ejemplo, cuando proporcionas una explicación en tu correo electrónico sobre un tema que sabes que está claro, no es necesario que finalices preguntándote agregando «¿tiene sentido esto?».
El objetivo es brindarles a las personas la oportunidad de estar en desacuerdo o discutir lo que usted ha dicho sin eliminar su asertividad y convicción con sus creencias y pensamientos.
Recuerde no utilizar la palabra «lo siento» como palabra intermedia con demasiada frecuencia.
7. No exageres con los signos de exclamación
Admito que me encanta usar un signo de exclamación (o diez) en un correo electrónico. Cuando reflexiono sobre por qué hago esto, es porque estoy tratando de reemplazar expresiones faciales que no puedo tener en la comunicación escrita.
Sin embargo, agregar demasiados signos de exclamación en sus correos electrónicos puede parecer poco profesional y demasiado informal para un correo electrónico comercial. Ahora escribo mis correos electrónicos como quiero y luego los reviso preguntándome si un signo de exclamación realmente mejora la calidad de mi mensaje aquí. Si la respuesta es «no», lo elimino.
8. No envíe demasiados correos electrónicos
En el mundo moderno de hoy (y realmente con la tecnología actual que nos permite enviar correos electrónicos en cualquier momento y con una variedad de dispositivos), advertiría contra ser la persona que envía también muchos correos electrónicos. El hecho de que pueda enviar varios correos electrónicos y varios mensajes de seguimiento a su equipo no significa que deba hacerlo.
Enviar demasiados correos electrónicos no solo parece poco profesional, sino que también es desorganizado y abrumador para las personas que reciben e intentan descifrar detalles importantes de sus mensajes.
En cambio, cuando haya enviado un correo electrónico masivo o solicite la opinión del grupo, tómese el tiempo para recopilar la información importante e intente enviar un correo electrónico. Utilice este correo electrónico para resumir y recapitular sus hallazgos.
No te pongas contento con «responder a todos» y llenes las bandejas de entrada. Además, cuando envía demasiados correos electrónicos, es más probable que cometa errores simples, como errores gramaticales, nombres incorrectos u otros pequeños errores que presenten una versión virtual incorrecta de usted mismo.
9. Responda de manera oportuna
Una cosa que a todos nos encanta en el equipo de Career Contessa es un correo electrónico de «confirmación de recibo». Esto significa que después de haber enviado un correo electrónico a un contacto (normalmente con información importante que ha solicitado), nos envía una respuesta rápida con un «confirmación de recibo».
Esto significa que nos informan que recibieron nuestro correo electrónico, lo revisaron y seguirán los siguientes pasos cuando los tengan. No hay que esperar ni adivinar por nuestra parte. También le da al destinatario el tiempo que necesita para formular una respuesta completa.
A veces, hay otras personas involucradas en la toma de decisiones, por lo que la pregunta en su correo electrónico no puede responderse de inmediato. Este pequeño gesto significa que se está preparando una respuesta, en lugar de un silencio de radio de una semana.
Nuestro mejor consejo es intentar responder los correos electrónicos dentro de las 24-48 horas (sin incluir los fines de semana). Cuando necesite más tiempo, simplemente informe a la persona al otro lado de la línea que recibió su correo electrónico.
10. Revise los correos electrónicos antes de enviarlos
El truco del correo electrónico que puede cambiar drásticamente la forma de trabajar con su jefe
Además, las prioridades pueden cambiar rápidamente y es fácil para usted dedicar sus horas de trabajo a un proyecto sólo para descubrir que el jefe de su jefe ahora quiere que todos se concentren en algo nuevo.
Todos lo hemos hecho: trabajas duro, toda la semana, en proyectos que pensabas que eran los más importantes, sólo para que tu jefe te pregunte el jueves cómo va el proyecto que descuidaste. Es hora de estudiar y trabajar demasiado para asegurarse de cumplir con la fecha límite mañana.
¿Cómo puede planificar los cambios laborales mientras mantiene una excelente comunicación con su jefe y se asegura de presumir o mostrar su valor cada semana?
Bueno, ¿qué pasaría si le dijéramos que hay una manera de estar seguro de que usted y su gerente están en la misma página? Hay un sistema de correo electrónico de dos pasos que contiene todas las respuestas. Y es tan simple, simplemente. podría. trabajar.
El truco del correo electrónico de actualización de estado del jefe de lunes/viernes
Esta es una actualización por correo electrónico para su jefe todos los lunes para compartir en qué está trabajando. El viernes, envíe el correo electrónico complementario para detallar sus resultados o actualizaciones de trabajo. No agregaremos otro elemento de la lista de tareas pendientes para su jefe porque no se espera que responda a menos que necesite cambiar algo.
Y si tienen cambios para usted, es mejor enterarse de ellos el lunes que el jueves a las 5:00.
Establezca como objetivo para el próximo mes enviar estos correos electrónicos cada semana y ver qué sucede. Para ayudarte a comenzar, comparto las plantillas de correo electrónico + ejemplos que uso.
Paso uno: el correo electrónico del lunes por la mañana
Básicamente, deseas establecer expectativas para la semana desde el principio. Explique sus principales prioridades para los próximos días, junto con cualquier proyecto secundario o en curso en el que pueda trabajar si el tiempo lo permite. Pregúntale a tu jefe si tiene alguna sugerencia o modificación de tu agenda.
Este correo electrónico debe ser breve, conciso y directo. ¡No hay razón para ninguna tontería! Lea un ejemplo de cómo se vería mi correo electrónico a continuación.
Estimado [Manager Name],
Aquí hay un vistazo a mi lista de tareas prioritarias para esta semana. Déjame saber si debo hacer algún cambio.
Lo que entiendo es el trabajo más importante para la organización:
1. Ampliar el blog para marketing, concienciación y experiencia.
2. Atraer patrocinadores de marcas para el trabajo editorial
Cómo contribuye mi trabajo:
1. Apoyar la creación de contenido
2. Presentar ideas de artículos y entrevistas únicas.
Prioridades principales (completadas esta semana):
1. Agregue la entrevista de Natalie Franke al CMS
2. Preparar/ejecutar la agenda de la reunión editorial
3. Escriba un artículo para encontrar entusiasmo en el lugar de trabajo
Proyectos en marcha:
1. Proyecto Salario/Datos+CMS
2. Calendario editorial: febrero
Se agradece cualquier comentario.
¡Gracias!
jaqueline
Este correo electrónico inicial comunica claramente cada una de tus expectativas. y muestra organización de su parte.
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Paso dos: el correo electrónico de actualización del viernes
Al final de la semana, desea enviar un resumen que resuma dónde se encuentra cada proyecto y lo que completó durante la semana. Asegúrese de enumerar los elementos sin terminar, el trabajo que aún debe revisarse e incluya cualquier pregunta o aclaración que pueda tener.
Querido jefe,
Esto es lo que pude completar esta semana. Agregué algunas preguntas/elementos pendientes en el futuro.
Tareas completadas
1. Se agregó la entrevista de Natalie Franke a CMS
2. Reunión editorial ejecutada: se reflejan todas las actualizaciones de los títulos/cuadros principales
3. Artículo terminado: Emoción en el lugar de trabajo (en borradores)
4. Datos extraídos para el proyecto salarial
Proyectos en marcha
1. Necesidad de escribir una introducción en CMS para el Proyecto Salarial
2. Calendario editorial: febrero/¿A quién entrevistamos?
3. Kickstarter de enero: ¿reunión del equipo próximamente?
Eso es todo por ahora, haré un seguimiento la próxima semana.
Que tengas un lindo fin de semana, nos vemos el lunes.
jaqueline
Este seguimiento le permite a su jefe ver claramente lo que pudo terminar y qué proyectos necesitan más tiempo. También sirve como un recordatorio fácil para el próximo lunes, cuando escriba el correo electrónico «Esto es lo que haré esta semana».
Cómo enviar correos electrónicos como un jefe (10 trucos de correo electrónico para impresionar)
Si quieres mejorar tus habilidades de comunicación por correo electrónico y enviar mensajes impactantes como un profesional, estás en el lugar correcto. En este artículo, descubrirás diez trucos de correo electrónico que te ayudarán a impresionar a tus destinatarios y a enviar mensajes efectivos. ¡Empecemos!
1. Utiliza un asunto claro y conciso
El asunto de tu correo electrónico es la primera impresión que darás a tus destinatarios. Asegúrate de que sea claro y conciso, resumiendo el contenido del correo en pocas palabras. Un asunto efectivo captará la atención de tu destinatario y aumentará las posibilidades de que abra tu correo.
2. Personaliza tus saludos
En lugar de usar un saludo genérico como «Estimado/a señor/a», intenta personalizar tus saludos utilizando el nombre del destinatario. Esto muestra que te has tomado el tiempo para investigar y conocer a la persona a la que te estás dirigiendo, lo cual es muy apreciado.
3. Sé claro y conciso en el cuerpo del correo
Evita la ambigüedad y sé directo en el cuerpo de tu correo electrónico. Utiliza párrafos cortos y separa tus ideas en distintas secciones, utilizando encabezados relevantes. Esto facilitará la lectura de tu mensaje y ayudará a que tu destinatario comprenda rápidamente la información que le estás proporcionando.
4. Utiliza un tono profesional
Asegúrate de utilizar un tono profesional en tu correo electrónico. Evita el uso excesivo de emoticonos o lenguaje informal. Muestra respeto y cortesía en tu redacción para transmitir una imagen sólida y profesional.
5. Revisa y corrige tus correos antes de enviarlos
Antes de hacer clic en el botón de enviar, tómate un momento para revisar y corregir tu correo. Verifica la gramática, la ortografía y la puntuación. También asegúrate de que el mensaje sea coherente y que transmita claramente tu intención.
6. Evita responder con prisas
Si recibes un correo que requiere una respuesta rápida, evita responder de forma apresurada. Tómate tu tiempo para redactar una respuesta clara y concisa. Esto demuestra profesionalismo y atención a los detalles.
7. Utiliza el formato adecuado
Utiliza el formato adecuado en tus correos electrónicos, incluyendo espacios en blanco, párrafos separados y negritas para resaltar información importante. Esto hará que tu correo electrónico sea más fácil de leer y ayudará a que la información clave se destaque.
8. Evita adjuntos innecesarios
Sé selectivo al adjuntar archivos a tus correos electrónicos. Evita enviar archivos grandes o innecesarios que puedan abrumar a tus destinatarios. Si es posible, considera el uso de servicios de almacenamiento en la nube y proporciona enlaces a los archivos en lugar de adjuntarlos directamente.
9. Sigue las normas de etiqueta de correo electrónico
Respeta las normas de etiqueta de correo electrónico, como responder a los correos en un plazo razonable, utilizar la opción «responder a todos» solo cuando sea necesario y evitar el envío masivo de correos innecesarios. Estas normas te ayudarán a mantener una buena reputación profesional.
10. Sé considerado con la privacidad de los demás
Si necesitas enviar un correo electrónico a varias personas, asegúrate de utilizar el campo de copia oculta (CCO o BCC en inglés) para proteger la privacidad de los destinatarios. Esto evitará que sus direcciones de correo electrónico sean visibles para todos los demás.
¡Ahí lo tienes! Diez trucos de correo electrónico para enviar mensajes impactantes como un jefe. Recuerda practicar estos consejos y adaptarlos a tu estilo de comunicación personal. ¡Buena suerte!
Clic en «enviar», tómate un momento para revisar y corregir tu correo electrónico. Presta atención a la gramática, la ortografía y el formato. Un correo bien escrito refleja atención al detalle y profesionalismo, mientras que un mensaje lleno de errores puede dar una mala impresión.
- Incluye una llamada a la acción
Al final de tu correo, incluye una llamada a la acción clara para que el destinatario sepa exactamente qué esperas de él. Esto podría ser solicitar una reunión, pedir retroalimentación o simplemente confirmar la recepción del mensaje. Una llamada a la acción bien definidas ayuda a guiar al lector sobre los pasos siguientes.
- Sé respetuoso con el tiempo de los demás
Reconoce que tus destinatarios pueden estar ocupados. Si es posible, intenta ser breve y directo en tus comunicaciones. Si estás solicitando algo, asegúrate de que sea razonable y considera ofrecer opciones o plazos que se alineen con sus prioridades.
- Evita el uso innecesario de «responder a todos»
Si no es absolutamente necesario que todas las personas en un correo electrónico anterior reciban tu respuesta, evita usar la opción «responder a todos». Esto puede resultar en una avalancha de correos electrónicos innecesarios y puede volverse confuso. Mantén las comunicaciones relevantes únicamente a quienes realmente necesitan estar al tanto.
- Utiliza el formato apropiado
Usa viñetas, negritas, y listas numeradas para organizar la información clave. Esto no solo hace que tu correo sea más fácil de leer, sino que también destaca los puntos importantes para que el destinatario pueda captar rápidamente la información fundamental.
- No olvides la cortesía al cerrar
Siempre finaliza tu correo electrónico de manera cortés y profesional. Utiliza cierres apropiados como «Saludos cordiales», «Atentamente» o «Saludos». Agradecer al destinatario por su tiempo también es una buena práctica que ayuda a mantener relaciones positivas.
Al implementar estos trucos, mejorarás significativamente la calidad de tus correos electrónicos y transmitirás una imagen más profesional. Con el tiempo, esto no solo impactará positivamente a quienes reciben tus mensajes, sino que también fortalecerá tu reputación profesional.
Alberto jose.: ¡Exacto! A mí me pasó algo similar, era un desastre al enviar correos y no sabía cómo estructurarlos bien. Una vez empecé a seguir algunos de estos trucos, como usar un tono más amigable y ser más directo, mis colegas realmente empezaron a prestar atención. A veces creo que hasta me ven como un «jefe en potencia», jajaja. Estos tips son súper útiles, les recomiendo a todos que los prueben. ¡Gran artículo!
Me encantaron los trucos que compartiste, realmente marcan la diferencia al momento de enviar correos. Yo solía ser un desastre en eso hasta que empecé a aplicar algunos de estos consejos, y no sabes lo mucho que mejoraron mis comunicaciones en el trabajo. Ahora recibo respuestas más rápidas y hasta más amables. ¡Gracias por compartir estos tips tan útiles!
CuneroS: Totalmente de acuerdo, faviusfashionhm. Yo también era bastante torpe con los correos, pero desde que empecé a usar frases más claras y a ser más preciso en mis mensajes, he notado un cambio impresionante. La gente responde más rápido y parece que hasta valoran más lo que les digo. Estos trucos son oro puro, ¡gracias por compartirlos!
Angello.: ¡Totalmente cierto! Estos trucos son increíbles. Yo también solía mandar correos que parecían novelas y la gente no los leía. Desde que me puse las pilas y empecé a ser claro y directo, mis colegas hasta me dicen que se sienten más cómodos respondiendo. Definitivamente, ¡hay que tomar nota de estos consejos!